グループウェアを選ぶ時にセキュリティ重視で選ぶことも重要です。閲覧制限などがそれにあたります。

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グループウェアの活用

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グループウェアを導入する企業が増えていると聞きます。
グループウェアとは社内システムの一種です。
これを導入することにより様々な業務効率化が期待できるといわれています。
例えば出退勤などを管理する勤怠管理、出張の申請から精算までの処理、そしてスケジュール管理などが全てこのグループウェア上でできてしまうのです。
この導入により業務の効率化だけでなく社員同士の情報共有もずっと楽になるのです。
グループウェアを今後導入しようと検討している企業も多いかと思います。
そのシステムを提供している企業も複数あります。
そうすると迷うのがどういったポイントに絞ってどこのグループウェアを導入するかということではないでしょうか。
どこに重点を置くのかは企業によって考え方が異なるかと思います。
グループウェアを選ぶ際に考慮すべきポイントの一つとしてセキュリティがあります。
まず最も考慮すべき点は権限の設定です。
企業にとってセキュリティ対策として情報漏えいが最も重要となってくるからです。
実際に大企業においても顧客情報流出などのミスが後を絶ちません。
グループウェアの導入により全社員が情報を共有できるようになるのです。
便利な面も多いのですが、初期の設定をしっかりと行っておかないと重要情報までもが漏れてしまう危険性があるからです。
社内の情報を全ての社員が閲覧できるものと、ごく一部の限られた社員しか閲覧できないものと分けられるかと思います。
それを適切に処理するには事前に権限を設定することが重要となってくるのです。
このアクセス権限を設定するのは社員が行うことになります。
この権限設定がある程度しっかりと行えないようであれば、そのグループウェアはセキュリティ対策がしっかりしていないとみなされます。
また権限の設定が上手くできない、わかりづらいようなシステムも使いづらいかと思います。
権限設定がしっかりとしていて使いやすいシステムを選ぶことをお勧めします。
また情報の不正な持ち出しの管理ができるシステムもセキュリティ上重要です。
実際に社員が社内の情報を不正に持ち出して情報漏えいにつながるケースも多いからです。
それを事前に把握できれば情報漏えいを防ぐことができるからです。
そしてファイルごとの閲覧、更新の履歴が残るというのも、セキュリティ上重要な機能だと思います。
誰がいつファイルの閲覧や更新をしたのかを正確に把握できれば何かあったときでもすぐに対応できるからです。